Structuration des Fonds documentaires

Les archives scientifiques de chercheur.es sont présentées dans ARCHITOUL par collections. Une collection est un rassemblement ordonné et intentionnel  de documents réunis sous une dénomination commune.

Une collection peut parfois contenir des sous-collections.
Les sous-collections sont des sous-classements thématiques ou d'autres catégorisations selon la nature et la typologie du fonds.
Les collections et sous-collections ont des contenus.
Les contenus comportent des documents multimédias numérisés : fichiers texte, image, son, vidéo ...
Il est conseillé de trier les contenus par : Titre.

Collections, sous-collections et contenus sont indexés par des métadonnées. L'indéxation est une description standardisée, la plus riche possible, des métadonnées pour en faciliter l’accessibilité et la réutilisation.
Ce travail s’accompagne d’un certain nombre de traitements : scientifiques, documentaires et informatiques pour rendre les données facilement découvrables, accessibles, interopérables et réutilisables. Ce sont les principes FAIR de la science ouverte.

Le travail de constitutions et de traitement d’un fonds est effectué à la MSHS-T. Un travail adapté à l’objet d’étude est effectué en collaboration avec les chercheur·es. La documentaliste de la MSHS-T prend en charge : la curation des données, c’est à dire l’ensemble des activités et opérations nécessaires à la gestion des données de la recherche, tout au long de leur cycle de vie ...

• FAIRisation des données : mise en oeuvre des bonnes pratiques destinées à faciliter la réutilisation des données de la recherche
• Traitement technique : administration, gestion, hébergement et stockage sécurisé. La MSHS-T fait réaliser la numérisation des archives par des prestataires extérieurs, quel que soit le support d’origine des documents : papier, photos, diapositives, cassettes audio
• Indexation : description standardisée, la plus riche possible, des métadonnées pour en faciliter l’accessibilité et la réutilisation
• Aspects juridiques : autorisations, droits de la propriété intellectuelle, licences. La licence choisie (sauf pour les données à caractère sensible)  : CC BY-NC-ND 4.0
• Travail d’éditorialisation : structuration de l’information, contextualisation du projet de recherche. En y ajoutant des informations additionnelles : biographies, bibliographies, liens vers des ouvrages en texte intégral, articles, podcast, réalisation de documentaires et vers tout type d’information pertinente qui aidera à l’appropriation et facilitera la compréhension de nos collections